ساختار شکست کار چیست؟

ساختار شکست کار چیست؟

تهیه ساختار شکست کار مقوله ساده‌ای است که می تواند از بروز بسیاری از مشکلاتی که در برنامه‌ریزی و کنترل پروژه رخ می‌دهد جلوگیری کند. در ادامه سعی شده است تا دانش چگونگی تهیه ساختار شکست شرح داده شود...

ساختار شکست کار مناسب، خوانایی برنامه را افزایش داده و استخراج اطلاعات کنترلی آن را ساده‌تر می‌کند. در واقع ساختار شکست کار بازنمایی گستره پروژه (Scope) در برنامه زمان‌بندی و بسیاری دیگر از برنامه‌های مدیریت پروژه است. بنابراین باید با دقت و توجه کافی تهیه شود. در ادامه بحث ویژگی‌های برنامه زمانبندی به اولین و مهمترین ویژگی یک برنامه زمانبندی خوب می‌پردازیم.


از دست ندهید: زمانبندی در مدیریت پروژه


1.تدوین مناسب WBS

شرط لازم برای داشتن  برنامه زمانبندی مؤثر آن است که ساختار شکست به‌خوبی تدوین شده باشد. اگر ساختار شکست کار به ‌خوبی تدوین شده باشد، استخراج لیست فعالیت‌ها کار ساده‌ای است. در تهیه ساختار شکست پروژه دو قانون را باید رعایت کرد:

  1. قاعده 100 درصد
  2. مبتنی بر تحویل شدنی ها بودن

قاعده 100 درصد:

قاعده 100 درصد بیان می‌کند که هر مجموعه از فعالیت‌ها باید دقیقاً موضوعِ گرهِ مادرِ همان فعالیت ها را انجام دهند. ساختار شکست پروژه باید جامع‌ و مانع باشد. یعنی نباید حتی یک ‌قلم از فعالیت ‌های پروژه را از قلم انداخته باشد. همچنین از انجام فعالیت‌ های که در اسکوب پروژه نیست جلوگیری کند. رعایت قانون 100 درصد مستلزم رعایت یک نکته دیگر هم هست و آن عدم تکرار فعالیت‌ هاست. فلذا نباید فعالیتی تکراری در ساختار شکست پروژه داشته باشیم.  این قانون در نام‌ گذاری فعالیت ‌های پروژه هم صادق است. یعنی نام فعالیت‌ ها باید منحصر به ‌فرد باشد. بهتر است برای نام ‌گذاری فعالیت‌ ها از عبارات فعلی و برای نام‌گذاری سطوح ساختار شکست از عبارات اسمی استفاده شود.

مبتنی بر تحویل شدنی‌ها باشد:

برای درک این قانون لازم است که اول تعریف تحویل شدنی را بدانیم. تحویل شدنی بودن محصول، نتیجه یا قابلیتی منحصر به ‌فرد و قابل ارزیابی است که وجودش برای تکمیل یک فرآیند، فاز یا پروژه لازم است. معمولاً تحویل شدنی در مفهوم تخصصی تر به معنای تحویل شدنی‌ های خارجی به کار می‌رود، یعنی تحویل شدنی‌ هایی که باید به تأیید کارفرما یا حامی پروژه برسند.

عناصر ساختار شکست، تحویل شدنی‌های پروژه را نشان می‌دهند و در پایین ‌ترین سطح به فعالیت‌ ها ختم می‌شوند. خروجی ساختار شکست کار، فعالیت ‌های پروژه است ولی خودِ ساختار از جنس فعالیت نیست. بلکه از جنس محصولِ تحویل شدنی است. هرچه عنصر در ساختار شکست کار در جایگاه بالاتری قرار بگیرد، آن عنصر، تحویل شدنی مهم‌تری است.

wbs ساختار شکست کار

2.میزان تفصیلی بودن ساختار شکست کار

هرچه ساختار شکست تفصیلی ‌تر باشد، شفافیت محصول تحویل شدنی بیشتر و در نتیجه، فعالیت‌های آن ریزتر و شبکه روابط منسجم‌تر خواهد بود. ولی کنترل آن به‌مراتب  سخت‌تر خواهد بود. استاندارد خاصی برای تعداد سطوح ریزتر شدن فعالیت وجود ندارد.  تیم مدیریت پروژه بایستی تصمیم بگیرد که صرف انرژی برای چه حد از ریز شدن فعالیت‌ها ارزش دارد. مطابق توصیه PMI فعالیت باید به‌اندازه 1 الی 2 دوره کنترلی زمان داشته باشد. به‌طور مثال اگر دوره گزارش دهی پروژه ماهانه است، فعالیت‌ها مجاز هستند که تا 2 ماه زمان داشته باشند. باید این نکته را در نظر بگیریم که فعالیت نباید منقطع گردد. به‌طور مثال فعالیت "اجرای نازک‌کاری دیوار" شامل چندید فعالیت است که به‌طور گسسته و توسط منابع کاری جداگانه انجام می‌گیرد و نباید این فعالیت ها را به‌عنوان یک فعالیت در نظر گرفته شود.

علاوه بر موارد بالا، باید اشاره کنیم که لازم نیست ساختار شکست کار در همه شاخه‌ هایش به یک اندازه ریز شود. ضرر این کار به ‌مراتب بیشتر از نظمی است که به ساختار می‌دهد. با این کار عملاً در بعضی از شاخه‌ ها فعالیت ‌های بی ‌معنی تولید می‌شود که باعث سردرگمی کاربران خواهد شد.

 

+