مدیریت منابع انسانی و جلسات غیررسمی ارزیابی عملکرد

مدیریت منابع انسانی و جلسات غیررسمی ارزیابی عملکرد

در گذشته به نقش مدیریت منابع انسانی در سازمان در جهت بهبود سودآوری و بازگشت سرمایه پرداختیم. هر کجا که نامی از مدیریت منابع انسانی به میان می آید، ارزیابی عملکرد کارکنان بیشتر از هر چیز دیگر جلب توجه می کند...

  • تاریخ انتشار : ۱۳۹۷/۰۶/۱۹
  • تعداد بازدید: ۵۱۳
  • گروه: خدمات HR

مدیریت منابع انسانی و جلسات غیررسمی ارزیابی عملکرد

در گذشته به نقش مدیریت منابع انسانی در سازمان در جهت بهبود سودآوری و بازگشت سرمایه پرداختیم. هر کجا که نامی از مدیریت منابع انسانی به میان می آید، ارزیابی عملکرد کارکنان بیشتر از هر چیز دیگر جلب توجه می کند. هر چقدر هم که استراتژی و وظایف فرد را به وی گوشزد کنید، تا زمانی که ارزیابی عملکرد وی را تایید نکند، یعنی هیچ!

در عین اینکه ارزیابی عملکرد یکی از مهم‌ترین حوزه‌های مدیریت منابع انسانی است، یکی از چالش برانگیزترین حوزه‌ها نیز هست. اگر به صورت صمیمی و غیررسمی پای صحبت یک مدیر منابع انسانی بنشینید، به احتمال زیاد از دردسرها و چالش‌هایی که در این حوزه با آنها روبروست برای شما سخن خواهد گفت.

در سازمان‌های بزرگ، مکانیزم‌های رسمی مشخصی برای ارزیابی عملکرد در نظر گرفته می‌شود و در شرکت‌ها و مجموعه‌های کوچک، این کار عموماً به صورت غیررسمی و گاهی در ذهن مدیر انجام می‌شود.

به هر حال، همه مدیران منابع انسانی (یا در مجموعه‌های کوچکتر، مدیر تیم) همیشه این مسئله را در خاطر دارند که فرایندهای رسمی و مکانیکی ارزیابی عملکرد هم، باید به شکلی با ارزیابی‌های غیررسمی ترکیب شوند. این ارزیابی‌ها ممکن است توسط مدیران ارشد یا توسط سرپرست و مدیر مستقیم فرد انجام شوند.

مونا پتل در یکی از نوشته‌های خود در وبلاگ دانشگاه هاروارد، به این مسئله پرداخته و این چالش را مطرح کرده است:


بخش قابل توجهی از مدیران منابع انسانی از شیوه اجرای نظام رسمی ارزیابی کارکنان رضایت ندارند و اثر بخشی آن را چندان بالا نمی دانند و در نهایت از شیوه های مکمل برای این کار استفاده می کنند.


او به شیوه‌ی خود برای برگزاری جلسات ده دقیقه‌ای ارزیابی عملکرد اشاره می‌کند. شیوه‌ای که در ظاهر ساده است اما ظرافت‌های خاصی در آن در نظر گرفته شده است.

او قبل از اینکه زمان برگزاری جلسات برسد،‌ فهرستی از همکاران خود تنظیم می‌کند و در مقابل آن دو ستون در نظر می‌گیرد: “دردسرهای او” و “چیزهای دوست داشتنی او”. در هر دو گروه، صرفاً چند کلمه کلیدی نوشته می‌شود. این کلمات ممکن است به هدف‌های محقق شده یا محقق نشده، رفتارهای مثبت یا منفی با همکاران، تعهد داشتن یا نداشتن، حوزه‌های نیازمند بهبود، مسائل شخصی، کارها و موفقیت‌های ارزشمند،‌ شکست‌ها و اشتباهات، بازخوردهای مشتریان و موارد مشابه مربوط باشد.

البته مهم این است که هیچ یک از دو ستون “دردسرها” و “دوست‌داشتنی‌ها” خالی باقی نمانند و در هر کدام چند کلمه کلیدی نوشته شده باشد.

او جلسه ده دقیقه‌ای خود را به چند بخش تقسیم می‌کند:

یک دقیقه: توضیح دادن در مورد هدف این نوع جلسات و تاکید بر اینکه قرار است حوزه‌هایی که نیازمند توجه و تمرکز هستند مطرح شوند و در نهایت قرار است به همراه طرف مقابل،‌ برنامه‌ها و اقدامات دوره‌ی آتی، تهیه و تنظیم شود. نکته ظریفی که در این بحث وجود دارد، یک سوال جالب است:

دوست داری این جلسه چگونه برگزار شود؟ به من عددی بین یک تا ده بگو. یک یعنی اینکه دوست داری جلسه‌ای نرم و دوستانه داشته باشیم و بیشتر درباره پرورش و تکمیل ویژگی‌های مثبت صحبت کنیم. ده یعنی اینکه دوست داری صریحاً راجع به مسائل و دغدغه‌ها و موارد مشخص صحبت کنیم.

ارزیابی عملکرد کارکنان

دو یا سه دقیقه: کسی که عدد هفت یا بالاتر را اعلام می‌کند، احتمالاً‌ به حاشیه رفتن علاقه ندارد. بنابراین می‌توانید این سه دقیقه را به نکاتی که در بخش “دردسرها” نوشته‌اید اختصاص دهید. کسی هم که عدد ۴ یا کمتر را اعلام می‌کند، احتمالاً مواجهه مستقیم با نقدها و بازخوردها برای او تنش‌زا است و مناسب‌تر است که این سه دقیقه را به بخش “دوست داشتنی‌ها” اختصاص دهید.


از دست ندهید: مشارکت کارکنان ، راز سود آوری در ساخت و ساز


برای کسی که ۵ و ۶ را اعلام می‌کند، می‌شود با مطرح کردن چیزهایی که نیازمند بهبود هستند شروع کرد و کمی هم بحث را به سمت “دردسرها” برد تا جلسه در نهایت با دوست‌داشتنی‌ها تمام شود.

دو یا سه دقیقه: برای کسی که در قسمت قبل “دردسرها” را شنیده، وقت آن است که “دوست داشتنی‌ها” هم مطرح شوند و برای کسی که “دوست‌داشتنی‌ها” را شنیده، وقت مناسبی است که “دردسرها” هم مطرح شوند.

چهار دقیقه: حالا اختیار جلسه را به کارمند خود بسپارید و اجازه دهید که طی چند دقیقه، هر چه دل تنگش می‌خواهد بگوید. سعی کنید مشاهده‌گر و شنونده باشید و سوگیری‌های ذهنی خود را دخالت ندهید. اگر قرار است پاسخی هم مطرح شود یا پیگیری‌هایی انجام شود، این کارها را می‌توان در آینده انجام داد.


مهم این است که به خاطر داشته باشیم که همه انسانها بازخورد گرفتن را دوست ندارند. در واقع برای خیلی از آنها،‌ بازخورد شنیدن سخت است و حتی از آن نفرت دارند. وظیفه شما این است که حضور در چنین جلساتی را برای همکاران خود تسهیل کنید.


به خاطر داشتید باشید که آنها فرصت‌های کمی دارند تا به صورت شفاف و صریح،‌ از مشکلات و دغدغه‌های خود حرف بزنند. اما شما این فرصت‌ را ساده‌تر در اختیار خواهید داشت. بنابراین دقت کنید که دقیقه‌های پایانی جلسه را هرگز به خودتان اختصاص ندهید تا احساس آنها به گفتگو مثبت بوده و جلسات ارزیابی  در ذهن آنها، به عنوان جلساتی مثبت و اثربخش ثبت شود.

برگرفته از : متمم

+